Виды совещаний, их этапы и рекомендации по проведению

Существуют разные виды совещаний, каждый из которых служит конкретным целям предприятия. Чтобы проводить собрания продуктивно и быстро, необходимо обозначить ведущие задачи и следовать им. Данная статья поможет усовершенствовать управленческую работу и существенно повысить её продуктивность.

Основные виды совещаний

Определение вида собраний и совещаний поможет правильно скорректировать процедуру и направить её в нужное русло. Для каждого типа существуют свои правила и нюансы, поэтому перед организацией мероприятия будет полезно детально продумать его. Рассмотрите следующие виды совещаний и определите свой вариант:

• Инструктивные – проводятся с целью оповещения или обучения персонала. Руководство ставит перед собой задачу довести до участников собрания значимую информацию. Как правило, выступление касается инструктажа для последующей работы.
• Проблемные – направляются на поиск решения конкретных задач. Участники занимаются ликвидацией производственных или других проблем посредством группового обсуждения. В процессе у сотрудников рождаются идеи, которые улучшают деятельность компании, выводят её из кризисного положения.
• Оперативные – касаются анализа текущего состояния дел. Здесь решаются важные вопросы насчет координации деятельности предприятия, его сотрудников и структурных подразделений.

Недооценка или неверная оценка задач на каждом из этих видов деловых совещаний может привести к снижению результативности. Руководство и всё предприятие в целом тратит свои ресурсы зря, а это грозит потерей прибыли и даже банкротством. Виды совещаний в организации могут пересекаться друг с другом. К примеру, на собрании необходимо проанализировать положение фирмы, а также найти выход из сложившейся ситуации. В таком случае вид служебного совещания будет определяться как оперативно-проблемный. Не стоит концентрироваться на одном из типов, однако их нужно четко различать между собой. Понимая функции каждого отдельного мероприятия, управленец поставит перед своими подчинёнными четкие задачи и добьется успеха в их выполнении.

Важные этапы, которые должны присутствовать на каждом собрании

В каждой компании, так или иначе, проводятся деловые обсуждения. Они необходимы для того, чтобы продумать бизнес-план последующей работы и правильно организовать её. Вместе с тем, чаще всего такие собрания вовсе не являются полезными. Они отбирают огромное количество времени, однако не приносят фирме никакой практической пользы. Всё это происходит по причине неорганизованности руководства, которое собирает людей и поднимает вопросы в режиме хаоса. Следующие этапы помогут структурировать собрание и сделать его привлекательным для всех участников:

1. Организация. Определите круг лиц, которые должны принять участие в процессе. Выберите тематику, очертите важнейшие вопросы. Сформируйте план заседания и кратко запишите его.
2. Подготовка. Разошлите уведомления всем участникам, назначьте дату и время. Проверьте помещение и при надобности подготовьте его должным образом.
3. Проведение. Обсудите с коллегами и подчинёнными важные вопросы, займитесь поиском решения текущих проблем. Выдайте поручения исполнителям, подготовьте протокол.
4. Завершение. Примите окончательные решения и займитесь оформлением отчета. В протоколе укажите процедуру подготовки, согласования и утверждения важнейших моментов. Разошлите копию отчета всем участникам.
5. Контроль. Проконтролируйте исполнение решений, принятых на заседании. Займитесь мониторингом выполнения поручений, зафиксируйте результаты и оцените дисциплину сотрудников. Подготовьте повестку для следующего собрания.
6. Анализ. Просмотрите историю протоколов, найдите важные прецеденты и соберите статистику. Проанализируйте затраты времени и сил, сравните их с полученными результатами. Оцените качество совещаний, найдите способ повысить его.

Эта последовательность действий позволяет провести заседание четко и структурировано. После получения результатов, их можно будет рассмотреть с целью повышения продуктивности работы компании.

Как провести результативное заседание?

Эксперты дают несколько рекомендаций насчет того, как повысить качество проводимых собраний. Прежде всего, руководителю стоит записать перечень вопросов, которые он хочет обсудить с коллегами и подчинёнными. Имея перед собой список, необходимо упорядочить пункты в порядке убывания важности. Таким образом, компания точно успеет рассмотреть все главные задачи. Если управленец не справляться с организацией, ему стоит заручиться поддержкой одного из своих помощников. Он может попросить сотрудника разослать приглашения и подготовить помещение. Не нужно брать на себя слишком большое количество обязательств, лучше делегировать часть из них, тем самым повышая качество подготовки. Четко установите регламент обсуждения. На основной доклад должно уходить не более 30 минут, тогда как на текущие вопросы или обсуждения стоит выделять по 10. Докладчик должен отвечать на поставленные вопросы около 5-7 минут, после чего команда перейдёт к другой теме. Оптимальная длительность заседания составляет не более 4 часов. Если люди находятся в закрытом помещении дольше, они начинают сильно нервничать и быстро уставать. Такие сотрудники плохо усваивают информацию и практически теряют способность мыслить конструктивно. Через каждые 1,5 часа следует делать 15-минутный перерыв на кофе и удовлетворение естественных нужд. Определяя время проведения совещаний, стоит учитывать особенность человеческих биоритмов. У среднестатистического сотрудника существует два пика трудоспособности: 9-12 ч дня и 16-18 ч вечера. Если заседание обещает быть очень длительным (свыше 4 часов), лучше разбить его на два периода с перерывом в 60-120 минут. В конце затянутого собрания люди склонны принимать торопливые и необдуманные решения, поэтому не нужно задерживать участников слишком долго. Психологи утверждают, что информативные или оперативные профсобрания должны составлять не более получаса, тогда как проблемные могут занимать до 2 часов. Обсуждение трудной проблемы не рекомендуется затягивать. Оптимальная продолжительность процесса равняется 40-ка минутам. Исследования показали, что после 30 мин у людей заметно ослабевает внимание, а уже через 80 возникает физическая усталость. Дальше у сотрудников появляется отрицательная активность. Они начинают беседовать на отвлеченные темы и заниматься посторонними делами. После 2-часового обсуждения большинство участников согласно на любое решение. Если руководитель желает провести действительно полезное собрание, ему стоит четко распределить роли и существенно ограничить временные рамки. Лучше грамотно обсудить пару вопросов, чем в спешке прийти к массе бессмысленных заключений. Данный видеоролик расскажет о том, как правильно проводить деловое собрание. Здесь высказываются важные рекомендации управленцам и всем участникам процесса: